Một trong nguyên tắc chính khi cân nhắc thiết kế văn phòng trong tương lai là việc thiết kế linh hoạt nhiều hơn cho không gian làm việc. Xu hướng mới về không gian làm việc dành nhiều cho sự sáng tạo và ý tưởng hơn là nơi chỉ diễn ra các hoạt động có tính chất công việc tuần tự hàng ngày. Để có thể đạt được ý tưởng mới này, không gian làm việc cần tạo ra tiêu chuẩn cao hơn thông qua sự trao đổi làm việc giữa các thành viên với nhau hoặc giữa các nhóm làm việc với nhau từ đó hỗ trợ nâng cao năng suất làm việc của từng thành viên. Ngoài ra, nơi làm việc cần hỗ trợ hình thái tái cơ cấu lại tổ chức hoặc dễ dàng chuyển đổi sang hình thức làm việc mới.
Xu hướng thiết kế nội thất văn phòng hiện đại dựa trên sơ đồ cơ cấu của tổ chức, hướng tới tiêu chuẩn mới cho không gian làm việc, đồ nội thất văn phòng phục vụ nhu cầu thực sự của người sử dụng. Nguyên tắc thiết kế cũng phải xem xét để đạt được cân bằng giữa không gian làm việc, sự đầu tư trang thiết bị và chi phí. Sau đây là một vài nguyên tắc thiết kế được áp dụng cho thiết kế văn phòng, trang thiết bị nội thất:
Nguyên tắc 1: Thiet ke van phong theo tiêu chuẩn chứ không theo thiết kế có tính riêng lẻ
Các nguyên tắc hỗ trợ:
• Kết hợp giữa không gian mặt bằng chung, tiêu chuẩn cho từng modun làm việc , cho từng không gian làm việc và tiêu chuẩn về đồ nội thất.
• Mặt bằng cần bố trí cho phù hợp với hệ trục kết cấu của tòa nhà, kích thước của trần cũng như trang trí mặt ngoài.
• Khi phải thay đổi không gian làm việc thì hướng tới việc nhân viên chỉ việc di chuyển đến chỗ mới chứ không phải di chuyển nội thất văn phòng.
• Thay đổi bằng việc xác lập lại trên các thiết bị điện tử chứ không phải di chuyển các thiết bị
Thiết kế nguyên tắc 2: Thiết kế cho kết nối riêng lẻ chứ không làm gộp lại
Các nguyên tắc hỗ trợ:
– Các trang thiết bị được thiết kế như các lớp riêng biệt, do vậy có thể gắn thêm hoặc bỏ bớt hoặc đươc thay thể hay nâng cấp riêng biệt. Ví dụ, các thiết bị của hệ thống liên lạc nên được tách từ hệ thống đồ nội thất, các thiết bị về âm thanh và màn hình có thể được thay thế riêng bằng cách tách riêng khỏi đồ nội thất và riêng rẽ trong sơ đồ công nghệ.
– Sự đồng bộ của bàn làm việc văn phòng về mầu sắc, kiểu dáng luôn là một phần không thể thiếu trong các phong cách thiết kế văn phòng hiện đại.
– Những chiếc ghế xoay văn phòng cũng là điều không thể thiếu để mang lại sự tiện dụng hơn cho văn phòng.
Nguyên tắc thiết kế 3: Khu vực hỗ trợ
Các nguyên tắc hỗ trợ:
– Cung cấp thêm các không gian làm việc phụ cho nhân viên. Đây là giải pháp với các không gian làm việc mở, phù hợp với nhiều dạng kiểu công việc với nhiều công việc khác nhau. Ví dụ, cung cấp không gian làm việc cho các hình thức làm việc hợp tác theo nhóm, khu vực làm việc cần tập trung tránh tối đa tiếng ồn (phòng kín), khu vực làm việc cần trao đổi thông tin hay chỉ là các khu vực làm việc tạm thời của các nhân viên từ các nơi khác đến làm việc ngắn hạn… Các không gian làm việc theo mô hình này sẽ cung cấp tốt hơn, đa dạng hơn và thêm các hình thức làm việc trong văn phòng.
– Phòng họp
Phòng họp được bố trí khép kín với vách bao quanh. Phòng họp được trang bị hệ thống mạng internet kết nối và hệ thống âm thanh
– Khu vực dự án/ sáng tạo
Khu vực mở/ đóng bằng các vách ngăn được thiết kế cho từng dự án, các hoạt động theo nhóm. Khu vực hỗ trợ làm việc theo nhóm cũng như cho làm việc cá nhân và sử dụng các nội thất dễ dàng di chuyển. Khu vực được bố trí làm việc bằng laptop và điện thoại.
– Khu vực phụ
Khu vực phụ bao gồm các khu vực như khu vực để máy copy, máy in và thường được đặt các vị trí trung tâm, thuận tiện cho mọi người sử dụng. Thường thì khu vực đặt gần bảng thông báo hoặc khu vực họp không chính thức (gặp gỡ) để mọi người trong công ty có nhiều cơ hội gặp gỡ nhau trao đổi